どうすれば使いやすくなるのか

本日は、共有フォルダがぐちゃぐちゃになっているので、整理したいとお話がありました。私自身はあまり共有フォルダを使っていないのもあり、また、契約時に使う書類なども把握していなかったので、余計みんなが使いにくくなってしまわないか、若干不安がありましたが、それでもいいとのことでしたので、大枠だけでも整理していくことにしました。まずは、第一階層で、「仲介」「賃貸」「買取再販」と事業ごとにフォルダを作成しました。今まではなぜか仲介事業しかなく、またほかの事業のものは違うフォルダに入っていたりしていたので、使う際にも分かり難いとのことを聞いていました。事業ごとにフォルダがあると便利かなと思い、まずはそのようにフォルダ分けを行いました。そして、個人別フォルダ、そしてよく使う書類や物件ごとの決済資料、写真や図面などは第一階層におくことにしました。あとは、既存のフォルダにあるデータを振り分けし整理をしていきました。あとからほかの人がみたときに分からなくなってしまわないように、川畑さんにも意見を聞きながら、そのほかの分からない分はそのままにしておいたほうが間違いないかと思い、そのようにしておきました。

大容量フォルダが残り、クレームも

結局、整理しきれないたくさんのデータが入ったフォルダは残ってしまいました。あと、結局ある方からはクレームが入ることになりました。整理のために作成したフォルダ内に移動してしまったために、絶対触らないでとお叱りを受けることになりました。今回のことで感じたことは、データの整理は最初の階層のフォルダ分けがまず第一になるんじゃないかということでした。できるだけその部分はわかりやすくしておき、その中でフォルダを追加して運用していく方法であれば、使い勝手を維持できるのではないかと期待しています。全部が全部振り分けられなかったですが、今後、皆さんがこれにそってデータを入れてくれて、わかりやすい状態になっていくことを願います。