帰ってこない更新書類

事務員青木は事務なので、賃貸管理もいたします。きょうは更新書類の手続きの確認を。

管理物件の内、ほとんどのご入居者さんは更新手続き期間前に書類のご返送してくださいます。ですが、中には返信が滞る方もいらっしゃいます。かなりお忙しくそもそも書類の存在を忘れていた方、ギリギリに出そうと思っていたのにウッカリ期間が過ぎていた方、面倒でやらなくても、、、という方、外国の方で書類の書き方がわからない方、その他にそもそも書類が届いてない方もいらっしゃいます。

このご時世ですが、確認はお電話するのが効果的かと思っておりますので、更新期間が過ぎている方、更新前の方にも確認のお電話しました。

まずは外国の方で、何度かお電話しましたが毎回コールのみ。今回は折り返しのお電話をいただきました。更新手続きは３回目ですが２年ぶりだったのでよくわからない様子でした。加えて書類もどこかにいってしまったようでしたので、もう一度送ることと家財保険の手続きのアナウンスをして電話を切りました。

送付前のご連絡もします

次は更新書類を送る前にご連絡しました。
何度かお話させていただいているご入居者さんですが、書類のご返信がスムーズでないので事前にお知らせのお電話です。

そういえばこの方、ここ最近の入金のタイミングが以前とずれてきているなと思っていました。よくよくお話を聞くと、ここ最近、ポストは見に行くけど、お部屋には帰られていないということでした。また、年内に退去するかもしれないとのお話でした。まだ具体的に決まっていないということでしたので、ひとまず更新書類を送ること・家財保険の手続きについても同じくアナウンスして電話を切りました。

きょうはあまり連絡がつかないご入居者さんとお話できたので、なかなかにラッキーな日でした。
「毎回タイミングよくお話しできたらな、、、」と思ったところで、本日の日報は終わります。