事務作業に追われ気づいたこと

今日は、1日事務作業に追われていました。
というより、先送りにしていたタスクを、消化した日と言ったほうが、正しいかもしません。
ちなみに、先送りにしていたタスクは、空室物件の家賃の見直し、未収金の請求、決済済みの契約書類の保管などになります。
作業中に思わず「事務仕事が苦手」とつい口にしてしまいましたが、これは完全に言い訳で、すぐにやらない自分の弱さです。

ファイルの保管についても、社員はちゃんとできているのに対して、私だけルーズになっていました。
先送りやルーズさは、余計めんどくさくなり、本来なら必要のない連絡をしなくてはいけなかったり、問題を解決するために時間がかかったりするので、今後はタスクを溜めずにすぐにやる。めんどくさいと思っても、すぐにやる。とにかくタスクを溜めないことを意識します。

タスク管理をどうするか？

契約、決済、案件などの進捗状況は、すべてスプレッドで管理しています。
他にもリノベーション、仲介案件、賃貸管理、部下の進捗状況などこのページを見れば、どこまで進んでいるのか、また、手付かずな状態だと一目でわかるようになっています。
多い日だと1日5回ぐらいは確認しています。
今日も例外ではなく、何度も見ていると、見落としていたことや、気づきなどがありました。
現状では不満はないですが、それでも、もっと良い方法があるのではないか模索はしています。

Chatworkでタスクを管理したり、いろんなアプリを落としたりしましたが、イマイチこれというのがなかったです。
特に細かい作業においては、別で管理をしたいと思っています。たとえば、反響の除外申請（反響できたけど本人でない場合）などは期日があってすぐに申請する必要があります。
本来すぐにやらないといけないのですが、つい遅れがちになり、申請が通らなくなることもあるので、こう言ったところも、少しずつ改善していこうと思います。